เริ่มต้นใช้งานระบบ Finbilling
แนะนำภาพรวมเมนูหลักและลำดับการตั้งค่าที่ควรทำก่อนเริ่มออกเอกสารจริง
เมนูหลักของระบบ
แดชบอร์ดดูภาพรวมยอดขายและเอกสารล่าสุด
รายการเอกสารใบเสนอราคา ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน
สินค้า / บริการจัดการรายการสินค้า ราคา และหน่วยนับ
ลูกค้าบันทึกข้อมูลลูกค้า ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
รายงานสรุปยอดขายและส่งออกข้อมูลเป็น CSV
ตั้งค่าข้อมูลบริษัท โลโก้ ลายเซ็น และบัญชีธนาคาร
ขั้นตอนแนะนำสำหรับผู้ใช้ใหม่
ตั้งค่าข้อมูลบริษัทในเมนู ตั้งค่า
เพิ่มบัญชีธนาคารสำหรับรับชำระเงิน
เพิ่มข้อมูลลูกค้า
เพิ่มข้อมูลสินค้า / บริการ
เริ่มออกเอกสาร เช่น ใบเสนอราคา ใบวางบิล หรือใบเสร็จรับเงิน
แนะนำให้กรอกข้อมูลบริษัทและบัญชีธนาคารให้ครบถ้วนก่อนออกเอกสาร เพื่อให้ข้อมูลบนเอกสารถูกต้องและพร้อมใช้งาน
คู่มือการตั้งค่าเริ่มต้น
ตั้งค่าข้อมูลบริษัท โลโก้ ลายเซ็น และบัญชีธนาคารที่ใช้แสดงบนเอกสาร
ข้อมูลบริษัท / โลโก้ / ลายเซ็น
กรอกชื่อบริษัทและที่อยู่ให้ครบถ้วน
ระบุเบอร์โทรศัพท์ อีเมล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
เลือกประเภทสาขา เช่น สำนักงานใหญ่ หรือสาขา
อัปโหลดโลโก้บริษัทเพื่อแสดงบนหัวเอกสาร
อัปโหลดลายเซ็นผู้ส่ง ผู้ตรวจสอบ หรือผู้อนุมัติ ตามที่ต้องการ
กดปุ่มบันทึกเพื่อจัดเก็บข้อมูล
ข้อมูลในหน้านี้ถูกนำไปแสดงในใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน
บัญชีธนาคาร
กรอกชื่อบัญชี เช่น ชื่อบริษัท
กรอกเลขที่บัญชีธนาคาร
เลือกหรือระบุประเภทบัญชีและสาขา
กดบันทึกเพื่อใช้บัญชีนี้ในเอกสารแจ้งชำระเงิน
บัญชีธนาคารที่บันทึกไว้จะช่วยให้ลูกค้าทราบช่องทางการชำระเงินอย่างชัดเจน
คู่มือการจัดการลูกค้า
เพิ่ม แก้ไข ค้นหา และดูแลข้อมูลลูกค้าเพื่อใช้ในการออกเอกสาร
หน้ารายการลูกค้า
ค้นหาด้วยชื่อหรือรหัสลูกค้า
กดเพิ่มลูกค้าเพื่อสร้างรายการใหม่
กด Edit เพื่อแก้ไขข้อมูลลูกค้าที่มีอยู่
กด Delete เมื่อต้องการลบข้อมูล โดยควรตรวจสอบก่อนทุกครั้ง
หน้าเพิ่ม / แก้ไขลูกค้า
กรอกรหัสลูกค้าและชื่อลูกค้า
กรอกที่อยู่ จังหวัด อำเภอ ตำบล และรหัสไปรษณีย์
ระบุโทรศัพท์ อีเมล แฟกซ์ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
เลือกประเภทสาขา สำนักงานใหญ่ หรือสาขา
กดบันทึกเพื่อจัดเก็บข้อมูล
ข้อมูลลูกค้าจะถูกดึงไปใช้ในใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินโดยอัตโนมัติ
คู่มือการจัดการสินค้า / บริการ
จัดการรหัสสินค้า ชื่อสินค้า ประเภท หน่วย ราคา และสถานะการใช้งาน
หน้ารายการสินค้า
ค้นหาจากรหัสหรือชื่อสินค้า
กดเพิ่มสินค้าเพื่อสร้างรายการใหม่
กด Edit เพื่อแก้ไขข้อมูลสินค้า
ตรวจสอบสถานะใช้งาน เพื่อให้สินค้าแสดงในรายการขาย
หน้าเพิ่ม / แก้ไขสินค้า
กรอกรหัสสินค้าและชื่อสินค้า
เลือกประเภท สินค้า หรือบริการ
เลือกหน่วย เช่น ชิ้น กล่อง หรือชุด
กรอกราคาขาย จำนวนคงเหลือ และรายละเอียดเพิ่มเติม
ติ๊กใช้งานสินค้า แล้วกดบันทึก
หากเป็นบริการ อาจไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนคงเหลือ
คู่มือใบเสนอราคา
การค้นหา สร้าง แก้ไข Copy และติดตามเส้นทางเอกสารของใบเสนอราคา
การค้นหาและสร้างใบเสนอราคา
ค้นหาจากชื่อลูกค้าหรือเลขที่เอกสาร
กรองตามช่วงวันที่หรือสถานะเอกสาร
กด Create New เพื่อสร้างใบเสนอราคาใหม่
กด Export เพื่อส่งออกรายการเมื่อต้องการ
การบันทึกใบเสนอราคา
เลือกลูกค้าจากปุ่มเลือก
เพิ่มรายการสินค้า/บริการ ระบุจำนวน หน่วย ราคา และส่วนลด
ตรวจสอบมูลค่าก่อนภาษี VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
กดบันทึกใบเสนอราคาและเลือกสถานะเอกสาร
สถานะและ Action
Draft
Pending
Completed
Canceled
Copy เพื่อคัดลอกใบเสนอราคาเดิมเป็นเอกสารใหม่
สร้างใบวางบิลจากใบเสนอราคา
สร้างใบเสร็จรับเงินจากเอกสารเดิม
เปิด Document Flow เพื่อตรวจสอบความเชื่อมโยงของเอกสาร
คู่มือใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้
สร้างใบแจ้งหนี้ กำหนดเครดิต วันครบกำหนด และออกใบเสร็จต่อจากเอกสาร
การค้นหาใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้
ค้นหาจากชื่อลูกค้าหรือเลขที่เอกสาร
กรองตามช่วงวันที่หรือสถานะ
เลือกแท็บ All, Draft, Pending, Completed หรือ Canceled
กด Create New เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่
การเพิ่ม / แก้ไขใบวางบิล
เลือกลูกค้า หรือ Load Doc จากใบเสนอราคา
ระบุเครดิตและวันครบกำหนด
เพิ่มรายการสินค้า/บริการและตรวจสอบยอดรวม
บันทึกเอกสารและเลือกสถานะตามขั้นตอนงาน
ใบแจ้งหนี้สามารถต่อยอดเป็นใบเสร็จรับเงินได้เมื่อมีการรับชำระเงิน
Document Flow
เส้นทางเอกสารทั่วไปคือ ใบเสนอราคา (QU) ไปยังใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (IV) และเมื่อรับเงินแล้วจึงออกใบเสร็จรับเงิน (RE)
คู่มือใบเสร็จรับเงิน
บันทึกการรับชำระเงินจากลูกค้า พร้อมข้อมูลบัญชี วันที่รับเงิน และยอดที่ชำระ
หน้ารายการใบเสร็จรับเงิน
ค้นหาด้วยชื่อลูกค้าหรือเลขที่เอกสาร
กรองตามช่วงวันที่และสถานะ
ใช้ Action เพื่อเปิดดู แก้ไข พิมพ์ หรือดู Document Flow
การสร้าง / แก้ไขใบเสร็จรับเงิน
กด Create New เพื่อสร้างใบเสร็จ
เลือกข้อมูลลูกค้า หรืออ้างอิงจากใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
กรอกวันที่รับเงิน บัญชีที่รับชำระ และยอดเงินที่ชำระ
ตรวจสอบยอดรวมและกดบันทึกใบเสร็จรับเงิน
ควรเปลี่ยนสถานะเป็น Completed เมื่อได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว
คู่มือใบหัก ณ ที่จ่าย
สร้างและพิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย พร้อมข้อมูลผู้หักภาษี ผู้ถูกหักภาษี รายการเงินได้ ภาษีที่หัก และลายเซ็น/ตราประทับ
หน้ารายการใบหัก ณ ที่จ่าย
เปิดเมนู รายการเอกสาร และเลือก ใบหัก ณ ที่จ่าย
ค้นหาด้วยเลขที่เอกสาร ชื่อผู้ถูกหักภาษี หรือช่วงวันที่
ใช้ปุ่ม Action เพื่อเปิดแก้ไข พิมพ์ หรือดูเอกสารที่ต้องการ
การสร้าง / แก้ไขใบหัก ณ ที่จ่าย
กด สร้างใหม่ เพื่อเปิดฟอร์มใบหัก ณ ที่จ่าย
ตรวจสอบข้อมูลผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย และกรอกข้อมูลผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย
กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก โดยคลิกในช่องตัวเลขแต่ละชุด
เลือกแบบ ภ.ง.ด. ที่เกี่ยวข้อง และสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งรายการ
กรอกวัน เดือน หรือปีภาษีที่จ่าย จำนวนเงินที่จ่าย และภาษีที่หักและนำส่งไว้ตามแถวรายการ
กด บันทึก ระบบจะแสดงข้อความบันทึกสำเร็จและสามารถกลับมาแก้ไขภายหลังได้
ช่องกรอกข้อมูลสามารถเว้นว่างได้ ระบบจะบันทึกข้อมูลเท่าที่กรอกไว้
ลายเซ็นและตราประทับ
อัปโหลดรูปลายเซ็นเพื่อแสดงในส่วนลงชื่อผู้จ่ายเงิน
อัปโหลดรูปตราประทับเพื่อแสดงด้านขวาของช่องลงชื่อ
หากไม่ต้องการใช้รูปเดิม ให้เลือกตัวเลือกลบลายเซ็นหรือลบตราประทับแล้วกดบันทึก
การพิมพ์เอกสาร
กดปุ่ม พิมพ์ เพื่อเปิดหน้า Print
ตรวจสอบข้อมูลบนกระดาษ A4 ให้ครบถ้วนก่อนสั่งพิมพ์หรือบันทึก PDF
ปิด Headers and footers ในหน้าต่างพิมพ์ของเบราว์เซอร์ เพื่อให้เอกสารพอดีกับแบบฟอร์ม
หากใช้รูปตราประทับ ควรใช้ไฟล์ PNG พื้นหลังโปร่งใสเพื่อให้แสดงผลบนเอกสารได้สะอาด
คู่มือ Billing รายเดือน
ติดตามรายการใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ที่ถึงกำหนดชำระในแต่ละเดือน
ข้อมูลในหน้า Billing
- เลขที่เอกสาร เลขที่ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้
- วันที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร
- ครบกำหนด วันที่ต้องชำระเงิน
- ยอดเงิน ยอดที่ต้องชำระ
- สถานะ ยังไม่ชำระ หรือชำระแล้ว
การค้นหาและ Action
เลือกปีที่ต้องการดูข้อมูล Billing
เลือกสถานะ ทั้งหมด ยังไม่ชำระ หรือชำระแล้ว
กดดู Invoice เพื่อเปิดใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้
กดดูใบเสร็จสำหรับรายการที่ชำระแล้ว
หน้า Billing ใช้ติดตามการชำระเงิน ไม่ใช่หน้าสร้างเอกสาร
คู่มือรายงาน
ดูสรุปยอดขายและรายละเอียดเอกสารตามช่วงวันที่ พร้อม Export CSV
การเลือกรายงาน
เลือกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด
เลือกประเภทรายงาน เช่น ยอดขาย ใบเสนอราคา หรือยอดค้างชำระ
กดแสดงรายงานเพื่อดูข้อมูล
สรุปยอดและ Export
ระบบจะแสดงยอดรวมตามช่วงวันที่ที่เลือก และแสดงรายละเอียดเอกสารในตาราง เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ ลูกค้า และยอดเงิน
ตรวจสอบยอดรวมและรายการในตาราง
กด Export CSV เพื่อนำข้อมูลไปเปิดใน Excel หรือส่งต่อให้ฝ่ายบัญชี
คำถามที่พบบ่อย
รวมคำถามที่มักพบในการใช้งานระบบ Finbilling
การตั้งค่า
จำเป็นต้องตั้งค่าข้อมูลบริษัทก่อนใช้งานหรือไม่?
แนะนำให้ตั้งค่าก่อน เพื่อให้ชื่อบริษัท โลโก้ ที่อยู่ และข้อมูลภาษีแสดงบนเอกสารครบถ้วน
ไม่อัปโหลดโลโก้ได้หรือไม่?
ใช้งานได้ แต่เอกสารจะไม่มีโลโก้บริษัท อาจดูไม่สมบูรณ์เท่าที่ควร
เอกสารและการชำระเงิน
ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร?
ใบเสนอราคาใช้เสนอราคาก่อนตกลงซื้อขาย ส่วนใบแจ้งหนี้ใช้แจ้งยอดเงินที่ต้องชำระหลังเกิดรายการขาย
ต้องบันทึกบัญชีธนาคารก่อนไหม?
ควรบันทึกไว้ก่อน เพื่อให้ข้อมูลบัญชีแสดงในเอกสารและลูกค้าชำระเงินได้ถูกต้อง
รายงานสามารถ Export ไป Excel ได้หรือไม่?
สามารถ Export CSV แล้วเปิดต่อใน Excel หรือส่งให้ฝ่ายบัญชีได้